Czasy, kiedy komunikacja wewnętrzna w firmie była niżej w hierarchii niż komunikacja zewnętrzna skończyły się bezpowrotnie wraz z rozwojem mediów społecznościowych. Nie ma już na świecie firmy, w której nie istnieje coś takiego, jak komunikacja wewnętrzna. Od tej reguły nie ma wyjątków, bo nawet w najmniejszych filiach występuje przepływ informacji, z tym że gdzieniegdzie jest on bardziej sformalizowany, a w innym miejscu mniej. Osoby odpowiedzialne za komunikację wewnętrzną w firmie i myślący o jej efektywnej organizacji, muszą zdawać sobie sprawę, że do tego niezbędna jest odpowiednia i dopasowana do sytuacji strategia działania. Bez strategii, mimo niezbędnej wiedzy teoretycznej i wdrożenia najnowszych narzędzi komunikacji, efekt będzie krótkofalowy i nieefektywny.

Zbudowanie i wdrożenie strategii komunikacji wewnętrznej w przedsiębiorstwie należy do mozolnych zabiegów, a jednocześnie niezbędnych z punktu widzenia “zdrowego” rozwoju firmy. Wykonanie takiego planu będzie wymagać od wyznaczonych do tego osób niewątpliwie dobrej znajomości funkcjonowania organizacji i występujących w niej zależności.

Zarejestruj się już dziś na największą konferencję na temat strategii komunikacji – icomms.pl

Pierwszym elementem w procesie formułowania strategii będzie zbadanie, w jakim punkcie wyjścia znajduje się instytucja. Znaczy to ni mniej ni więcej tyle, że koniecznym będzie dokonanie diagnozy w jakim stanie zaawansowania jest komunikacja wewnętrzna w naszej firmie. Są to absolutne podstawy, bez których niemożliwym może okazać się przejście do kolejnych etapów. Punkt ten, choć jest zazwyczaj najbardziej czasochłonny, skomplikowany i pracochłonny, jeśli jest wykonany w sposób solidny i kompetentny, to jego wnioski staną się znaczącą bazą do dalszych działań. Należy jednak wziąć pod uwagę, że takie zdiagnozowanie nie powinno tyczyć się tylko tego, jak wyglądało dotychczas komunikowanie wewnętrzne w firmie, ale także np. jak wygląda strategia biznesowa firmy, dokonanie analizy strategii działów PR i HR czy przegląd najnowszych trendów komunikacji wewnętrznej.

Kolejny etap to szczegółowe planowanie działań. W tej fazie budowania strategii komunikacji wewnętrznej warto:

• określić czas, czyli ramy czasowe w których dana strategia ma zostać zrealizowana;

• podać jaki będzie jej zasięg terytorialny, czyli czy będzie obejmował całą firmę, jedynie oddziały znajdujące się poza siedzibą główną, filie zagraniczne itp.;

• wskazać zespół, który odpowie za wprowadzanie zmian w instytucji. W tym miejscu potrzebna będzie decyzja, czy niezbędne okaże się skorzystanie z pomocy osoby lub grupy osób z zewnątrz organizacji, które będą w stanie wybrać, spośród wielu narzędzi i podejść dostępnych na rynku, te najbardziej efektywne dla danej organizacji.

Podczas tego etapu kluczowym będzie określenie głównego celu, jaki ma zostać zrealizowany po wdrożeniu strategii. Taki cel, powinien się nasunąć po analizie wniosków i problemów, które zostały wyciągnięte przy okazji realizacji pierwszego kroku, czyli diagnozy. Ponadto, w tym stadium budowy strategii należy zdefiniować, kto będzie grupą docelową, a także podać jej dokładną charakterystykę.

Etap trzeci wdrożenia dobrej strategii komunikacji wewnętrznej w firmie, to wreszcie czas na realizowanie tego, co zostało założone w punkcie drugim. To kolejny, dość skomplikowany i zabierający dużo czasu rozdział. Na początek warto jest wybrać najlepsze i najbardziej odpowiednie narzędzia, dzięki którym zaplanowany cel zostanie osiągnięty. Może okazać się, iż będzie to zupełnie nowy instrument, ale może też być tak, że w użyciu pozostanie ten, który był wykorzystywany do tej pory, jednak wymaga niezbędnej rewitalizacji. Następny element to ustalenie i wdrożenie harmonogramu strategii. Najlepiej posłużyć się takim narzędziem, które jest sprawdzone i nie sprawia kłopotów w obsłudze (może być to nawet zwykły Excel). Na koniec tego etapu konieczne jest szczegółowe przygotowanie zestawienia finansowego, czyli budżetu przewidzianego na całą operację. Będzie to jednak kwestia bardzo płynna, albowiem częstą praktyką są niespodziewane dodatkowe wydatki, bądź zmiana warunków realizacji. Warto wówczas zabezpieczyć się w postaci gotowej nadwyżki.

Ostatnim punktem strategii będzie ewaluacja, którą w tym wypadku należy rozumieć jako pomiar efektów, czy dana strategia spełniła swój założony we wcześniejszych etapach cel. Ten etap właściwie, powinien zacząć się już w momencie realizacji, kiedy to wynotowane powinny zostać spodziewane efekty wdrożenia nowej strategii. Praktycznie każde działanie zrealizowane w ramach projektu powinno zostać zmierzone. Wówczas dopiero istnieje realna szansa uzyskania odpowiedzi na kluczowe pytanie – czy skonstruowany plan został w pełni zrealizowany, a jeśli nie, to dlaczego. Elementami składowymi tej części są przeważnie:

• sprawozdanie z oczekiwanych rezultatów (czy nastąpiły zmiany po wdrożeniu nowej strategii, które obszary komunikacji zadziałały, jak na zmiany zareagowała grupa docelowa itp.)
• określenie mierników efektywności i skuteczności z podjętych działań

Do przykładowych mierników należeć mogą: ilość odwiedzin nowego intranetu, oceny przyznawane nowemu narzędziu komunikacji itp.

Oczywiście, to tylko dość mocno powierzchowne przedstawienie modelu wprowadzania strategii komunikacji wewnętrznej w firmach. Dla zainteresowanych, którym zależy, aby w ich firmie komunikacja wewnętrzna stanowiła solidny punkt całej układanki, gorąco polecamy Konferencję iComms, która odbędzie się w dniach 4-5.10.2017 w Warszawie. Podczas dwudniowego spotkania będzie okazja poznać i posłuchać ekspertów w dziedzinie komunikacji. Szczególnie zachęcamy do skorzystania z prelekcji Krzysztofa Kozioła i Błażeja Wojtkowiaka, parterów w agencji Double Brand, która wspiera firmy takie jak Kompania Piwowarska czy Autostrady Wielkopolskie w budowaniu efektywnej komunikacji wewnętrznej.

Zarejestruj się już dziś na największą konferencję na temat strategii komunikacji – icomms.pl